Comment paramétrer des rappels de rendez-vous par SMS et/ou email ?
Weclever Dental vous offre la possibilité de programmer l'envoi automatique de SMS ou d'emails de rappel à vos patients avant leurs rendez-vous.
Pour accéder aux réglages, rendez-vous dans Menu > Réglages > Notification ou ajustez directement ces paramètres via l'agenda dans les réglages spécifiques à celui-ci.
Note : Avant de pouvoir envoyer des SMS de rappel, il est nécessaire d'acheter un pack SMS, car ce service n'est pas inclus nativement dans le logiciel. L'achat de ces packs permet de créditer votre compte avec le nombre de SMS désiré.
Créditer le compte SMS
Pour ajouter des crédits SMS, rendez-vous dans l'onglet "Résumé" et sélectionnez le pack souhaité. Vous serez redirigé vers un espace de paiement sécurisé où vous pourrez finaliser l'achat par carte bancaire. Le nombre de SMS achetés sera ajouté à votre compte une fois le paiement confirmé par CIC. Si votre solde de SMS n'est pas mis à jour dans les 24 heures suivant la transaction, nous vous invitons à contacter notre support technique.
Partage des SMS
Il est également possible de partager les SMS entre tous les utilisateurs du groupe, permettant ainsi un accès unifié aux crédits SMS disponibles en cochant la case Activer le partage des SMS entre tous les utilisateurs du groupe (Cf. 1ère capture d'écran).
Configuration des messages de rappel
Accédez à "Configuration des messages" pour personnaliser les messages de rappel.
Vous pouvez configurer un SMS de rappel (haut) et un email de rappel (bas) qui seront envoyés automatiquement à la date prévue. Ces messages peuvent intégrer des variables comme la date et l'heure du rendez-vous, que vous pouvez facilement ajouter en glissant-déposant les variables souhaitées dans le texte du message.
Cliquez bien sur "Enregistrer" lorsque vous avez fini de rédiger votre/vos modèle(s).
Programmation des rappels
Vous avez la possibilité de définir quand le(s) rappel(s) de rendez-vous par SMS ou email sera(ont) envoyé(s) en configurant les paramètres dans la section dédiée.
Cliquez sur "Ajouter un rappel de rendez-vous". Choisissez le type de rappel SMS ou Email et le délai d'envoi en amont du rendez-vous. Si vous paramétrez 1 jour avant par exemple le rappel de rendez-vous sera envoyé un jour avant le rendez-vous du patient heure pour heure.
Vous pouvez configurer un maximum de 4 rappels de rendez-vous (SMS et/ou email)
Historique des messages
Consultez l'historique pour voir tous les SMS envoyés aux patients. Lorsqu'un rappel est programmé, une icône en forme de clochette s'affiche à côté du nom du patient dans l'agenda :
- Clochette noire : rappel programmé
- Clochette verte : rappel envoyé
Ces fonctionnalités visent à simplifier la gestion des rappels et à améliorer l'expérience des patients.
Astuce : Les rappels de rendez-vous SMS à destination des patients seront envoyés au premier numéro de téléphone de type SMS trouvé dans la fiche du patient concerné.
