Cette fonctionnalité sera disponible à partir du 14 septembre 2026.
Avant votre premier envoi, vous devez avoir créé et validé au moins un modèle de questionnaire médical. Si ce n’est pas encore fait, consultez le tutoriel : Comment créer et personnaliser un modèle de questionnaire médical ?
- Ouvrez la fiche du patient concerné.
- Cliquez sur l'onglet Médical.
- Ouvrez le sous-onglet Questionnaire médical.
- Cliquez sur + Ajouter.
La fenêtre Envoyer un questionnaire médical présente les modèles disponibles dans le cabinet.
Sélectionner le questionnaire- Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser.
- La ligne sélectionnée apparaît en surbrillance.
- Cliquez sur la flèche du bouton Envoyer par pour afficher les différents modes proposés.
Astuce : pour retrouver plus rapidement un modèle fréquemment utilisé, cliquez sur l’icône en forme d’étoile située à gauche de son nom. Le questionnaire est alors ajouté aux favoris et remonte automatiquement en tête de liste.
Choisir le mode de transmission ou de remplissage
À distance, en amont du rendez-vous
Les options Email et SMS permettent au patient de compléter tranquillement son questionnaire avant de se rendre au cabinet.
Par email
Sélectionnez Email pour transmettre au patient un lien lui permettant de compléter le questionnaire à distance.
Cette option nécessite qu'une adresse e-mail exploitable soit renseignée dans la fiche du patient.
La fenêtre de rédaction de l’e-mail s’ouvre automatiquement. Vous pouvez alors :
- personnaliser le contenu du message ;
- sélectionner, en haut à droite, un modèle précédemment créé et enregistré dans votre bibliothèque de modèles d’e-mails.
Une fois le message vérifié, cliquez sur Envoyer.
Par SMS
Sélectionnez SMS pour envoyer au patient un lien lui permettant de remplir le questionnaire depuis son téléphone.
Cette option nécessite qu’un numéro de téléphone mobile valide soit renseigné dans la fiche patient.
Après avoir sélectionné SMS, le message est envoyé automatiquement au patient. Une confirmation s’affiche dans WeClever Dental lorsque l’envoi a bien été effectué.
Le patient reçoit un SMS personnalisé comportant :
- son nom ;
- une invitation à compléter son questionnaire médical avant son rendez-vous ;
- un lien individuel donnant directement accès au formulaire.
Il lui suffit de cliquer sur ce lien, puis de renseigner et transmettre son questionnaire depuis son téléphone.
Durée de validité : qu’il soit transmis par e-mail ou par SMS, le lien permettant d’accéder au questionnaire médical reste valide pendant 3 jours. Passé ce délai, il expire et un nouveau questionnaire doit être envoyé au patient.
Sur place, au cabinet
Ces options permettent au patient de compléter son questionnaire juste avant ou pendant son rendez-vous, à l’aide d’un équipement du cabinet ou de son propre appareil.
Sur une tablette
Sélectionnez Tablette pour permettre au patient de remplir le questionnaire depuis un appareil mis à sa disposition par le cabinet.
À l'aide d'un QR Code
- Sélectionnez QR Code.
- Un QR Code s'affiche à l'écran.
- Invitez le patient à le scanner avec son téléphone (ou la tablette du cabinet).
- Le questionnaire s'ouvre alors directement sur son appareil (ou la tablette).
Sur le poste actuellement utilisé
Sélectionnez Remplir sur ce poste pour ouvrir immédiatement le questionnaire sur l'ordinateur du cabinet.
Sur papier
Sélectionnez Imprimer pour obtenir une version papier du questionnaire.
Déroulement côté patient
Vérification de l’identité du patient
Après avoir cliqué sur le lien reçu par e-mail ou par SMS, le patient n’accède pas immédiatement au questionnaire.
Une première page lui demande de confirmer qu’il est bien la personne concernée :
- Le patient indique si l’identité affichée correspond bien à la sienne.
- S’il confirme être la personne concernée, il doit renseigner sa date de naissance.
- Une fois son identité vérifiée, il peut accéder au questionnaire médical et commencer à le compléter.
- Si le patient ou l’utilisateur sélectionne Non, ce n’est pas moi, une nouvelle fiche patient est automatiquement créée à partir des informations renseignées dans le questionnaire.
Cette étape permet de sécuriser l’accès au formulaire et de s’assurer que les réponses sont bien associées au bon dossier patient.
Ensuite, le patient est guidé à travers les différentes rubriques du questionnaire :
- Informations générales ;
- Consultation ;
- Antécédents médicaux ;
- Allergies & pathologies ;
- Signature.
Il renseigne les informations demandées, puis utilise le bouton situé en bas de page pour passer à l'étape suivante.
Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque. Si l'un d'eux n'est pas complété, un message l'invite à corriger ou compléter sa réponse avant de poursuivre.
À la dernière étape, le patient doit :
- prendre connaissance des déclarations et consentements affichés ;
- cocher les cases demandées ;
- indiquer, le cas échéant, que le questionnaire est rempli par un représentant légal ;
- apposer sa signature ;
- transmettre définitivement le questionnaire.
Un message de confirmation s'affiche lorsque le questionnaire a correctement été envoyé.
Suivre son état d'avancement
Le questionnaire apparaît dans Médical > Questionnaire médical. Son statut permet de connaître son état, par exemple :
- Envoyé : le questionnaire a été mis à disposition du patient, mais n'a pas encore été validé dans son dossier ;
- Rempli par le patient : la saisie a été effectuée et doit être contrôlée par le cabinet ;
- Validé : le questionnaire a été vérifié et validé dans le dossier patient.
- Imprimé : le questionnaire a été imprimé pour une transmission en format papier.
L'envoi ou le remplissage par le patient ne remplace pas la vérification par le professionnel de santé. Les réponses doivent être relues et, si nécessaire, précisées avec le patient.